Raport A3 - sekretna broń zarządcza

2016-12-30


Raport A3 to najprostsza i najefektywniejsza metoda komunikowania tego co ważne w przedsiębiorstwie w ustrukturyzowany sposób.


Dzięki temu pomaga w podejmować decyzje oparte na sprawdzonych faktach, wdrażać skuteczne środki zaradcze, a w efekcie - stale udoskonalać organizację. Dobrze wykorzystywany Raport A3 może stać się narzędziem zarządzania w firmie.

 

Dlaczego Raport A3?

Raport A3 swoją nazwę zawdzięcza formatowi papieru na którym się go przedstawia - A3 (wymiar 297×420 mm). Dlaczego taki format? Ponieważ w Toyocie komunikacja pomiędzy różnymi zakładami rozmieszczonymi w różnych częściach świata odbywała się w znacznej mierze drogą faksową, a A3 był największym formatem papieru, jaki mógł przejść przez faks.

 

Zastosowanie raportu A3

Raport A3 ma szerokie zastosowanie w obszarach takich jak:

  • Rozwiązywanie problemów, a zatem - wdrażanie zmian w firmie.
  • Mentoring pracowników. Proces zbierania informacji, opracowywania planu działania i poszukiwania dla niego akceptacji organizacyjnej jest okazją do rozwoju osoby piszącej raport oraz do mentoringu ze strony odbiorców raportu - a w konsekwencji stanowi podstawę „uczącej się organizacji”.
  • Komunikacja i współpraca – A3 służy do dialogu między właścicielem tematu, a resztą organizacji. Zadaniem raportu jest zainicjowanie konstruktywnego dialogu.
 

Korzyści z używania raportu A3

Raport A3, jako powszechnie rozumiana i akceptowana forma dzielenia się faktami i omawiania ważnych kwestii, jest nośnikiem informacji wewnątrz organizacji. Jakie są zatem zalety raportu A3?

  • Jest to prosty, zwięzły i obrazowy sposób dostarczania informacji.
  • Zmusza do pracy z faktami i danymi.
  • Stawia na komunikację.
  • Promuje ciągłe doskonalenie.
 

Raport A3 jako opowieść

Raport A3 powinien opowiadać kompletną historię, która będzie zrozumiała dla wszystkich - dlatego powinna być jak najbardziej obrazowa.

A3 przedstawia pewną kompletną historię. Jest w niej początek, rozwinięcie i koniec, a jej poszczególne elementy łączą się w kolejne związki przyczynowo-skutkowe. Jakie elementy tej opowieści powinny być opracowane?

  • Tytuł – nazywa problemu, temat.
  • Opis sytuacji – osadza problem w kontekście organizacyjnym i opisuje jego znaczenie.
  • Obecne warunki – opisują, co aktualnie wiadomo na temat danego problemu.
  • Cele/mierniki – określają pożądaną sytuację docelową.
  • Analiza – zawiera analizę sytuacji oraz przyczyny rozbieżności pomiędzy sytuacją obecną a pożądaną.
  • Proponowane środki zaradcze – opisują propozycję działań i czynności, które mają na celu rozwiązanie problemu i osiągnięcie założonych rezultatów.
  • Plan – precyzyjny plan działań, czyli co, kto i kiedy zrobi, aby osiągnąć założony cel.
  • Dalsze działania – określają, w jaki sposób monitorowany będzie postęp i definiują ewentualne kwestie, które pozostają do rozstrzygnięcia.
  

Wskazówki i wytyczne do pisania raportu

  • Prezentuj dane w formie graficznej. Stosuj rysunki, diagramy, tabele - pod warunkiem, że niosą ze sobą dodatkową informację, a nie są tylko dla dekoracji!
  • Sprawdź, czy każdy wykres, graf oraz tekst są odpowiedniej wielkości i można je z łatwością przeczytać.
  • Pisz „pod odbiorcę”.
  • Unikaj skrótów i terminologii technicznej. Wśród odbiorców twojego raportu mogą być osoby, które nie znają żargonu.
  • Przygotuj się na pytania ze strony odbiorców raportu i na konieczność wielokrotnej rewizji treści raportu.
 

Struktura raportu A3

1. Opis sytuacji
  • O czym piszesz i dlaczego chcesz o tym pisać?
  • Jaki jest strategiczny, operacyjny, historyczny czy organizacyjny kontekst sytuacji?
 
2. Obecne warunki
  • Gdzie dostrzegasz rozbieżność?
  • Co dzieje się teraz w porównaniu do tego, co powinno się dziać lub co chcesz, aby się działo?
  • Jakie konkretne warunki wskazują, że masz problem lub potrzebę?
  • Pokaż fakty wizualnie, użyj diagramów, wykresów, map.
 
3. Cele/ mierniki
  • Jakie konkretne wyniki powinny zostać osiągnięte?
  • Co konkretnie powinno się zmienić, aby doszło do likwidacji rozbieżności?
  • Pokaż wizualnie o ile, do kiedy, z jakim skutkiem.
 
4. Analiza
  • Co stanowi przyczynę/ przyczyny źródłowe problemu?
  • Wybierz jak najprostsze narzędzie do analizy problemu (takie jak: 5xDlaczego, diagram Ishikawy, drzewo analizy), takie które dobrze pokaże zależności między skutkiem a przyczyną.
 
5. Środki zaradcze
  • Co proponujesz zrobić, aby osiągnąć sytuację docelową?
  • W jaki sposób proponowane środki zaradcze wpłyną na przyczynę źródłową problemu i zbliżą sytuację aktualną do docelowej?
 
6. Plan
  • Jakie czynności należy wykonać?
  • Kto i kiedy będzie za nie odpowiedzialny?
  • Jak sprawdzisz skuteczność działań?
 
7. Dalsze działania
  • Jakie problemy przy wdrożeniu możesz przewidzieć i co zrobisz, aby się do nich przygotować?
  • Kiedy i jak sprawdzisz, czy plany są wdrażane, a ich wyniki odpowiadają oczekiwaniom?
  • Jakiego procesu użyjesz, aby działania kończyły się sukcesem na wszystkich etapach wdrożenia?
  • Jak podzielisz się wnioskami?