LEAN TOOLBOX #3: KPI

2017-05-16


Nazwa: KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPI)

Cel: KPI – czyli Key Performance Indicators (kluczowe wskaźniki efektywności organizacji) oznacza wdrożenie systemu wskaźników do zarządzania kluczowymi procesami w firmie, który to system służy do pomiaru stopnia realizacji celów organizacji (operacyjnych i strategicznych).
To na nich w Lean Management opiera się zarządzanie i pobieranie obiektywnej informacji zwrotnej o wynikach pracy, kosztach oraz jakości. KPI pozwalają szybko podejmować decyzje, reagować na pojawiające się problemy oraz planować i nadawać priorytety działaniom. Są również niezbędnym elementem wspierania procesów ciągłego doskonalenia w Organizacji.

W jakich przedsiębiorstwach mają zastosowanie: KPI mogą i powinny być elementem wspierającym każdą organizację.

Wdrożenie:
Pierwszym krokiem jest analiza misji i wizji organizacji (istnienie misji i wizji jest warunkiem koniecznym wdrożenia prawidłowych KPI). Efektem analizy jest stworzenie celów strategicznych (głównych priorytetów) organizacji.
Kolejnym etapem jest stworzenie zestawu działań mających największy wpływ na każdy z celów strategicznych. Powinno być to oparte o analizę wyników przedsiębiorstwa oraz analizę PARETO. Wskazana może być również analiza SWOT.
Zdefiniowane działania strategiczne oraz cele należy kaskadować na niższe poziomy organizacji – tutaj znowu może być pomocna zasada PARETO oraz dostęp do danych Firmy w każdym z badanych aspektów celu strategicznego.
W ostatnim etapie należy zdefiniować sposoby nadzoru, obliczania i wizualizowania KPI oraz wdrożenia ich w system zarządzania organizacją i system Ciągłego Doskonalenia (np. system spotkań rytualnych, działanie PDCA itd.). Zaleca się także okresowe weryfikowanie KPI, aby ich działanie było jak najbardziej zgodne ze zdefiniowaną strategią.

Stopień trudności: Ze względu na konieczność budowy strategii organizacji i zaangażowania wszystkich szczebli zarządzania oraz konieczność weryfikacji i budowy rozwiązań do monitorowania, wdrożenie KPI jest zadaniem dość trudnym i czasochłonnym – trudność 5/5.

Przykład zastosowania:

Przykładem może być taki strategiczny cel jak:

Do każdego z działań definiuje się wskaźnik (KPI) oraz ustala poziom celu.

Efekty/korzyści:
  • Doprecyzowanie strategii organizacji oraz głównych celów do osiągnięcia;
  • Zainicjowanie zarządzania przez cele strategiczne i związane z nimi priorytety;
  • Budowanie świadomości kadry managerskiej. Świadomość musi być oparta na celach i ich monitorowaniu;
  • Możliwość stworzenia doskonałego systemu motywacyjnego w Firmie, wspierającego wdrażanie strategii i realizację celów firmy;
  • Stworzenie efektywnego narzędzia komunikacji i motywacji.

Czy wiesz, że:
  •  
  • liczba wskaźników w organizacji nie powinna być większa niż 20 (25 max)? Celem systemu KPI nie jest mierzenie wszystkiego i zarządzanie wszystkim, ale stworzenie skutecznego narzędzia monitorowania i zarządzania priorytetami.
  • program KPI powinien być powiązany z systemem wynagradzania/premiowania w firmie, a cele liczbowe przypisane do KPI powinny zostać włączone do celów indywidualnych menedżerów średniego i wyższego szczebla oraz być weryfikowane w czasie ocen okresowych?